Recordmanager

Opdrachtomschrijving

Referentienummer: 2026-00073
Omgeving: Den Haag
Startdatum: maandag 26 januari 2026
Einddatum: dinsdag 30 juni 2026
Gesprekken: donderdag 15 januari 10.00-13.00 en vrijdag 16 januari 09.00-13.00
Optie op verlenging: Ja
Aantal uur per week: 36
Sluitingsdatum: vrijdag 09 januari om 10.21 uur

*** is op zoek naar een Recordmanager voor 36 uur per week.

De Recordmanager verzorgt binnen de geldende kaders het digitale recordmanagement van het ministerie. Hiertoe voert hij/zij de volgende taken uit:

• Houdt toezicht op het recordmanagement en op de overdracht en vernietiging van (digitale) archieven;

• Borgt de consistente toepassing van de archiefordeningsstructuur van het ministerie in de recordmanagementsystemen van de organisatie. Hieronder valt het aanmaken en afsluiten van dossiers, het adviseren van de organisatie bij het inrichten van samenwerkruimtes.

• Selecteert dossiers binnen de archiefordeningsstructuur op basis van de geldende selectielijst en vastgestelde hotspotanalyse.

• Maakt digitale archieven gereed voor overbrenging naar het Nationaal Archief conform de hiervoor geldende eisen.

• Bereidt de overbrenging van papieren en digitale archieven voor door middel van het opstellen van Besluiten Beperking Openbaarheid en Verklaringen van Overbrenging.

• Draagt zorg voor het (doen) vernietigen van digitale en papieren archiefbescheiden conform geldende wet- en regelgeving en interne procedure.

• Voert controles uit op de kwaliteit van de Informatiehuishouding en rapporteert over de uitkomsten aan het management.

• Beheert de leeszaal voor het inzien van papieren archief door medewerkers en externe onderzoekers.

• Levert in voorkomende gevallen ondersteuning aan Woo-verzoeken door middel van het verzamelen van relevante informatie uit de recordmanagementsystemen.

• Het verrichten van overige voorkomende werkzaamheden in het recordmanagement.

• Ondersteunt en adviseert het management met betrekking tot recordmanagement.

• Acteert als eerste aanspreekpunt voor vragen omtrent recordmanagement.

• Adviseert de organisatie en maakt afspraken over de inrichting van het archief.

• Adviseert het management van IM over te nemen besluiten als beslisdocumenten, openbaarheidsbeperkende maatregelen en verklaringen van vernietiging of overdracht en de uitvoering van bijbehorende processen.

Achtergrond opdracht

De Recordmanager organiseert en verzorgt alle formele aspecten van het recordmanagement van het ministerie en is hierin de schakel tussen het ministerie en ketenpartners als de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), het Nationaal Archief en andere zorgdragers. In het recordmanagement ligt de focus op geautomatiseerde, digitale archivering vanuit diverse (proces)systemen en applicaties, inclusief de voorbereiding van overbrenging en vernietiging van digitale en papieren archieven. Het beheer van de bestaande papieren archieven is uitbesteed aan de Rijksbrede Shared Service Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH). Voor de papieren archieven is de Recordmanager het eerste aanspreekpunt voor het beschikbaar stellen van papieren archieven aan medewerkers en externe onderzoekers in de leeszaal van het ministerie.

Plaats in de organisatie

Cluster Informatiemanagement (IM) van de Directie Informatievoorziening & Digitale Innovatie (IDI). Wordt hiërarchisch aangestuurd door het Plaatsvervangend clusterhoofd IM.

Speelruimte

• Relevante wet- en regelgeving en de binnen BZ vastgestelde procedures vormen het kader voor de werkzaamheden.

• De Recordmanager wordt beoordeeld op de kwaliteit van het recordmanagement en de geleverde operationele adviezen.

• De uitvoering van de processen en opstellen van de producten worden aan het eigen inzicht van de Recordmanager overgelaten.

Eisen bij de opdracht:

• Je hebt een HBO opleiding in informatiemanagement of vergelijkbaar.

Wensen bij de opdracht:

• Je hebt kennis van relevante wet- en regelgeving en in de organisatie geldende procedures rond informatie- en recordmanagement en de vaardigheid in het toepassen daarvan.

• Je hebt inzicht in (organisatorische) samenhangen tussen het eigen werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen.

• Je hebt de vaardigheid in het opstellen van (deel)producten ten behoeve van het recordmanagement.

• Je hebt de vaardigheid in het geven van (operationeel) advies.

• Je hebt kennis van de ordenings- en ontsluitingsmethoden en –technieken, zoals selectielijsten en classificatieschema’s.

• Je hebt de vaardigheid in het interpreteren van gegevens, leggen van verbanden, geven van advies en het opstellen van geaggregeerde overzichten en informatie.

• Je hebt kennis van digitale informatie- en archiveringssystemen.

• Je hebt ervaring met:

  • In- en externe contacten m.b.t. de archiefketen van het ministerie ten einde inhoudelijk af te stemmen en te adviseren aan ketenpartners, andere zorgdragers en het eigen management.

  • Contacten met ketenpartners om vernietiging, overdracht of vervreemding van archiefbescheiden voor te bereiden, de bijbehorende verklaringen op te stellen of te verifiëren, formele besluitvorming te borgen en een juiste uitvoering van het besluit te borgen.

  • Contacten met medewerkers en lijnmanagement van de BZ-organisatie om informatie uit te wisselen over werkprocessen en de onderlinge samenhang tussen de werkprocessen te borgen.

  • Contacten met derden om archiefbescheiden ter inzage beschikbaar te stellen ten behoeve van onderzoek of de afhandeling van WOO-verzoeken.

  • Contacten met Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding en het Nationaal Archief teneinde af te stemmen over beslisdocumenten voor archiefbewerking, openbaarheidsbeperkende maatregelen bij overdracht van archieven, de verklaringen van vernietiging of overdracht en de uitvoering van activiteiten op basis van deze producten.

Competenties:

• Klantgerichtheid

• Analyseren

• Samenwerken

• Omgevingsbewustzijn

• Kwaliteitsgerichtheid

• Plannen en organiseren

• Voortgangscontrole

• Zelfontwikkeling

• Integriteit

Ben je enthousiast? Stuur dan je CV met een korte opdrachtgerichte motivatie.

Ons proces

Wij geloven in intensief persoonlijk contact en streven naar een nauwe samenwerking waarin wij met kennis van de opdrachtgever zorgen voor de beste match.

Wij behandelen binnen 24 uur je reactie en nemen vervolgens contact op om dit samen te bespreken. Bij een match worden de eisen en wensen van de opdracht smart uitgeschreven en adviseren we over de inhoud van je CV. Wij staan voor een heldere en transparante communicatie en trachten jou als professional volledig te ontzorgen tijdens het volledige proces.

Korte omschrijving van de organisatie