Informatiespecialist - Centraal Archief en Legacy Systemen Jr. Mr

Opdrachtomschrijving

*** is op zoek naar een Junior en Medior Informatiespecialist (Centraal Archief en Legacy Systemen) voor 32 tot 36 uur per week.

Het doel van de opdracht is het ondersteunen en realiseren van de functionele implementatie van CALS waarbij informatiebeheerprocessen, functionele eisen en inrichtingsvoorstellen worden geanalyseerd, uitgewerkt vastgelegd en getoetst. De opdracht is gericht op de inzet van een junior en een medior informatiespecialist die in een bestaand projectteam komen en bijdragen aan het vertalen van informatiebeheerbeleid, wettelijke kaders en organisatorische behoeften naar een concrete, werkbare en toetsbare inrichting van CALS. Daarbij staan het duurzaam beheren, archiveren en toegankelijk houden van documenten en dossiers gedurende de levenscyclus centraal.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• analyseren en uitwerken van informatiebeheerprocessen.

• uitwerken van metadata, classificatie en dossierstructuren.

• de ondersteuning van lifecycle-management.

• de ondersteuning van functionele inrichting en integraties.

• het voorbereiden en uitvoeren van systeem en functionele testen.

Binnen de opdracht wordt onderscheid gemaakt in de mate van zelfstandigheid, inhoudelijke verantwoordelijkheid en complexiteit van de werkzaamheden.
De junior informatiespecialist zal zich voornamelijk richten op het inventariseren, uitwerken, documenten en controleren van de informatiebeheerprocessen, metadata, functionaliteit en testresultaten. De werkzaamheden van de junior informatiespecialist worden uitgevoerd binnen vastgestelde kaders van informatiebeheer en onder inhoudelijk begeleiding van ervaren specialisten.

De medior informatiespecialist analyseert zelfstandig de informatiebeheerprocessen en werkt functionele eisen en inrichtingsvoorstellen uit. Daarnaast toetst en begeleid de medior informatiespecialist afzonderlijke delen van de CALS – implementatie. De medior informatiespecialist signaleert knelpunten, afhankelijkheden, adviseert over oplossingsinrichtingen en stemt complexe vraagstukken af met de verantwoordelijke specialisten.
Beide profielen leveren een inhoudelijke bijdrage aan de implementatie en werken in het projectteam nauw samen met informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur en de implementatiepartner OpenText.

De junior en medior informatiespecialisten ondersteunen de functionele implementatie van CALS. De werkzaamheden zijn gericht op het analyseren, uitwerken, documenteren, toetsen en testen van informatiebeheerprocessen en de bijbehorende functionele inrichting. De mate van zelfstandigheid en inhoudelijke verantwoordelijkheid verschilt per profiel.

De rol van de junior informatiespecialist kent de volgende taakelementen:

• Informatiebeheerprocessen: inventariseren, beschrijven en documenteren van informatiebeheerprocessen, functionele eisen en procesafspraken

• Metadata en dossierstructuren: uitwerken, vastleggen en controleren van metadata, classificatie, documenttypen en dossierstructuren

• Lifecycle-management: ondersteunen bij het uitwerken en vastleggen van regels en scenario’s voor archivering, bewaring en vernietiging.

• Functionele inrichting en integraties: documenteren van functionele specificaties, gebruikersscenario’s en inrichtingsafspraken voor CALS en gekoppelde applicaties.

• Test en controle kwaliteit: voorbereiden en uitvoeren van functionele testen, vastleggen van testresultaten en registratie en opvolging van bevindingen

• Migratie en kwaliteit informatie: ondersteunen bij voorbereiding migraties, controle metadata en uitvoeren kwaliteitscontroles informatie

• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie en werkinstructies

De rol van de medior informatiespecialist kent de volgende taakelementen:

• Informatiebeheerprocessen: analyseren en vertalen van informatiebeheerprocessen naar functionele eisen, user stories, procesbeschrijvingen en acceptatiecriteria

• Metadata en dossierstructuren: specificeren en toetsen van metadata, classificatie, documenttypen en dossierstructuren op basis van vastgestelde informatiebeheerkaders

• Lifecycle-management: uitwerken en toetsen van functionele regels en scenario’s voor archivering, bewaartermijnen, selectie en vernietiging

• Functionele inrichting en integraties: analyse en specificatie van functionele inrichtingseisen en gebruikersscenario’s voor CALS en gekoppelde applicaties.

• Test en controle kwaliteit: opstellen, uitvoeren en beoordelen van functionele testen, analyse van bevindingen en advisering over benodigde aanpassingen.

• Migratie en kwaliteit informatie: uitwerken van functionele migratie-eisen ondersteunen bij voorbereiding migraties, controle metadata en uitvoeren kwaliteitscontroles informatie

• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie, werkinstructies, vastleggen inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel beheer

De junior informatiespecialist levert, onder inhoudelijke begeleiding de volgende resultaten:

• Informatiebeheerprocessen: actuele en vastgelegde procesbeschrijvingen, functionele eisen en procesafspraken.

• Metadata en dossierstructuren: uitgewerkte en gecontroleerde metadata, classificaties, documenttypen en dossierstructuren.

• Lifecycle-management: beschreven lifecycle-processen, bewaartermijnen en functionele gebruikersscenario's.

• Functionele inrichting en integraties: vastgelegde functionele specificaties, gebruikersscenario’s en inrichtingsafspraken.

• Test en controle kwaliteit: voorbereide en uitgevoerde systeem en functionele testen, inclusief vastgelegde testresultaten en bevindingen.

• Migratie en kwaliteit informatie: gecontroleerde metadata-mappings, uitgevoerde kwaliteitscontroles en vastgelegde afwijkingen.

• Documentatie en overdracht: opstellen en bijhouden van functionele documentatie, werkinstructies, vastleggen inrichtingskeuzes en ondersteunen bij overdracht naar functioneel beheer.

De medior informatiespecialist levert zelfstandig de volgende resultaten op:

• Informatiebeheerprocessen: geanalyseerde en uitgewerkte informatiebeheerprocessen, vertaald naar functionele specificaties, user stories en toetsbare acceptatiecriteria.

• Metadata en dossierstructuren: gespecificeerde en gevalideerde metadata, classificaties en dossierstructuren die aansluiten op de vastgestelde beheerkaders.

• Lifecycle-management: Uitgewerkte en toetsbare functionele regels en scenario’s voor archivering bewaring selectie en vernietiging.

• Functionele inrichting en integraties: afgestemde functionele specificaties en integratiescenario’s voor CALS, M365 en ander vak applicaties.

• Testen en controle kwaliteit: uitgevoerde en beoordeelde functionele testen, inclusief onderbouwde bevindingen, verbetervoorstellen, en adviezen voor acceptatie.

• Migratie en kwaliteit informatie: vastgestelde functionele en migratie- en kwaliteitscriteria, gevalideerde metadata-mappings en beoordeelde migratieresultaten.

• Documentatie en overdracht: complete en consistente en inhoudelijk afgestemde en vastgestelde functionele documentatie, inrichtingskeuzes en beheerinformatie.

Eisen bij de opdracht:

Junior functie:

• Je hebt minimaal een hbo-diploma.

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met informatiebeheer, documentmanagement, records management en Data Gedreven werken.

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met functionele inrichting en implementatie van informatiesystemen, waaronder het beschrijven van processen functionele eisen en gebruikersscenario’s.

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met informatiemigratie, metadata, classificatie en kwaliteitscontrole.

Medior functie:

• Je hebt minimaal hbo-diploma.

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als informatiespecialist, adviseur informatiebeheer of in een vergelijkbare functie binnen een overheidsorganisatie.

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met implementatie- of doorontwikkelingstraject van een DMS/RMA of vergelijkbare informatiebeheervoorziening waaronder het analyseren en uitwerken van functionele eisen, metadata en informatiebeheerprocessen.

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring binnen een migratieproject met werkzaamheden op het vlak van metadata-mapping, gegevens kwaliteit, classificatie en migratiecontroles.

Wensen bij de opdracht:

• Je hebt werkervaring met functionele implementatie bedrijfsapplicaties.

• Je hebt werkervaring met migratie en informatiekwaliteit.

Competenties:

• Analytisch vermogen

• Stakeholdermanagement

• Resultaatgerichtheid

• Communicatieve kracht

• Verbindend vermogen

Korte omschrijving van de organisatie